Flow Map-Definisi, Simbol dan Penggunaannya

FlowMap-Definisi, Simbol dan Penggunaannya

Posting-an sekarang, agak seriusan dikit, coz request-an dari temen gw. Jadi kalo ada yang heran trus komentar, "c badcloud kok gak galau lagi nih tulisannya?"... Yaaa, maap ajah. Emang request-an c.

FlowMap/MapFlow/Process Mapping

Jadi... Kita bicara tentang FlowMap. Ada yang tau ama Flowmap? Buat yang gak tau, flowmap (atau ada juga yang nyebutnya mapflow), merupakan bentuk pengembangan dari flowchart. Flowchart? Apalagi tuh? Flowchart ituh suatu bagan yang menggambarkan aliran kerja dari sebuah prosedur. Biasanya untuk ngegambarin jalannya suatu algoritma/urutan langkah kerja. Terus dimana pengembangan flowmap itu? Flowmap dibuat untuk menggambarkan model bisnis yang cukup komplek yang terbagi ke dalam beberapa departemen yang menjalankan bisnis tersebut (yang pastinya terdiri dari urutan dan langkah kerja).

Kalo lo cari flowmap di google, pasti bakal banyak sumbernya. Hanya saja, kadang bukan flowmap disini yang bisa lo dapatkan, karena flowmap juga berarti aliran dari suatu hal yang biasanya berkaitan ama topologi pemodelan struktur bumi, aliran air dan lainnya (kalo gw gak salah baca c gituh). Nahh, flowmap di sumber referensi kalo bahasa inggris, disebut sebagai business process architecture atau yang bisa disingkat sebagai BPA. Atau lo bisa juga cari dengan kata2 “process mapping”, karena memang inilah bentuk pemakaian flowchart di suatu proses bisnis atau yang kita sebut disini sebagai flowmap.

Nahh, jadi dah tau yah apa itu flowmap. Intinya adalah flowchart yang digunakan untuk menggambarkan proses bisnis yang ada dan bisa juga untuk menggambarkan proses bisnis baru yang diajukan untuk memperbaiki yang ada.

Berikut adalah contoh sebuah flowmap:

Gimana?! Bisa ngebacanya? Gw c enggak

Tapi yang jelas, disini kita bisa ngeliat bahwa di diagram diatas ada semacam header untuk diagramnya, yang memperlihatkan PIC (person in charge) atau karakter atau pelaku dari setiap proses. Garis yang digunakan pada flowmap biasanya hanya horizontal dan vertical, dan bukan diagonal. Gak tau jugak alasannya kenapa. Terus, garis penghubungnya adalah garis tegas. Tapi disana ada garis putus2, buat apa?! Wahhh, sorry mas bro, gw gak tau. Tapi kalo perkiraan gw, tuh garis putus2 digunain kalo ada antar proses yang dihubungin ama konektor sebagai tanda bahwa proses yang ada tuh berkaitan ama proses lain walau gak ada hubungannya sama sekali.

Jadi kalo diliat contoh diatas, bisa diliat setelah c customer menerima produk, maka kerja c sales assistant akan selesai juga. Padahal 2 proses itu gak berkaitan, tapi punya hubungan sebab akibat. Makanya ada konektor dan simbol garis putus2.

Dalam flowmap, bisa diliat keterkaitan antar proses satu sama lain sekaligus memperlihatkan level kedalaman/detil jalannya proses. Digambarkan gini:

Udah ngerti? Moga2 udah yah, karena, sekarang gw bakal bahas satu2 simbol yang ada di flowmap. Simbol yang dipake di flowmap, pastinya juga dipake di flowchart, dan karena di flowchart simbol ituh bisa mengandung banyak arti, di flowmap juga sama ajah. Terus gimana dunk? Flowmap kan biasanya digunain buat tugas kuliah. Dan tugas kuliah itu punya parameter benar dan salah?!!! Tenaaang, asal lo bisa ngebuktiin dengan tegas maksut flowmapnya (maksudnya ada sumber referensi yang lo acu), lo bisa berargumen ama dosennya dan nyatain kalo lo ituh benar (asal dosennya bukan tipe yang killer ajah

). Tapi gak sembarang ngutip jugak yah, biasanya yang dikutip tuh sumber dari buku, website yang punya ekstensi ac (maxutnya yang berhubungan ama dunia akademik, kayak itb.ac.id yang berisi file kuliah dari dosen sapaaaa gitu).

Oke, mukadimah selese (OMG, panjang bener yah, mukadimah doank…

) kita masuk ke penjelasan dari simbol flowmap yang macam2 ituh.

1. Simbol Dokumen: digunakan untuk menggambarkan input-output berupa dokumen yang printable dan berujud, contohnya, barang yang dibeli, KTP, KTM, email (karena printable), kwitansi dan lainnya. Simbol yang digunakan:

Simbol ini ada juga yang mengartikan sebagai simbol computer screen. Jadi kalo ada display di monitor, bisa pake simbol ini. Tapi kebanyakan gak dipake buat gituan, karena buat tampilan monitor digunakan simbol display (lihat di simbol lain2, di bagian bawah)

2. Simbol data: sama halnya ama dokumen, digunakan untuk menggambarkan input-output, hanya saja yang non-printable, contohnya data diri pas registrasi email, atau mau masukin komen ke sistem, pakailah simbol ini. Simbolnya:

3. Simbol proses computer: Untuk menggambarkan jalannya sistem yang ada. Contohnya, kalo mau make excel, atau make website buat nyimpen/insert/update/delete data, pakailah simbol ini. Nah, karena udah ada sistem ini, gak ada cerita lagi buat nambahin sistem sebagai header diagram (banyak banget nih PA di tempat gw yang bikin flowmap gini. Yang berdampak pada kebingungan masal buat gw ma temen2 disini. Mana coba yang bener?! Kalo emang salah, kenapa bisa lulus? Hmmm.. tauk ah.. gw gak ngurusin). Simbol yang digunakan:

4. Simbol Storage: Simbol ini merupakan simbol input-output, tapi biasanya harus punya panah masuk dan keluar dari proses yang sifatnya computerized (yang petak segi empat). Simbol yang digunakan adalah:

Simbol ini merupakan simbol storage data secara umum. Terus, kalo ada yang umum, pasti ada yang khusus kan yah? Yupppp.. ada banget! Simbol yang digunakan buat yang khusus yaitu:

Digunakan buat database (kalo sistemnya make dbms semacam MySql, Oracle, Access dll)

Kalo lo nyimpennya di hard-drive (secondary storage), pakailah simbol ini. Jadi nyimpennya berupa file gitu. Jangan sampe timbul pertanyaan, “bukannya database juga nyimpennya di hard-drive?”. Jangan sampe yah. Beda kasus ituh. Yang ini kalo nyimpennya dalam bentuk file seperti XML, txt, atau format dokumen lain.

Simbol di atas digunakan kalau menggunakan internal memori pada sistem, contohnya kalo lo nyimpen data di array, pakailah simbol ini.

Karena setiap simbol storage data udah nunjukin sifatnya yang repository, jangan sampe lo naro header di flowmap dengan tulisan repository terus ngejejerin tuh simbol2 di atas. Karena, sekali lagi, header nya itu bertujuan untuk menggambarkan PIC, person in charge, bukan klasifikasi kegunaan sistem.

5. Simbol Proses manual: digunakan kalo mau ngelakuin sesuatu yang gak ditangani sistem. Contohnya, nulis kwitansi tapi gak dari computer, tapi pake buku kwitansi. Atau mau nyatet di buku catatan, maka pakailah simbol ini. Simbol yang digunakan:

Simbol ini kadang digabung ama proses computer. Karena ada beberapa mazhab yang gak menganggap eksistensi keberadaan nih simbol proses manual untuk sebuah diagram flowmap.

6. Simbol Konektor: simbol konektor digunakan jika ada suatu proses yang putus di 1 halaman terus pengen disambung ke halaman 2 karena kertasnya gak cukup (singkatnya, gak bisa disambungin pake garis karena masalah ruang penggambaran). Atau biar garis yang ditarik dari simbol yang satu dengan yang lain gak silang2an, bisa juga gunain konektor. Atau bisa juga untuk melihat hubungan antar proses yang gak nyambung tapi berkaitan (kayak contoh gambar di paling atas banget).

Simbol konektor sendiri ada 2. Jika mau nyambungin proses di halaman yang berbeda karena kertasnya gak cukup, maka pakai simbol berikut:

Sedangkan kalo masih dalam halaman yang sama, atau mau ngubungin proses gak nyambung tapi ngehubungan gituh, pake simbol ini:

7. Simbol decision: Digunakan kalo melakukan pemilihan. Biasanya terkait dengan udah valid atau belum? Berkas dah lengkap atau belum? Dan lain-lain. Buat pemilihan ini, lo bisa gunain simbol:

8. Simbol Manual input: biasa juga disebut simbol keyboard. Nah, dari namanya dah ketauan kan, kalo di sistem berkaitan ama masuk2in data pake keyboard, pakailah simbol ini. Tapi gak Cuma keyboard, mau pake mouse, webcam dan manual input lain, bisa pake simbol ini. Biasanya, simbol ini digunain dengan panah arah keluar ke petak segi empat, dan arah panah masuk dari simbol dokumen. Simbolnya adalah:

9. Simbol lain-lain. Berhubung gw cape nulisin dan ngasi keterangan atu2

, berikut adalah kumpulan gambarnya dan kumulatif penjelasannya:

Penjelasan simbol dari kiri ke kanan, atas ke bawah adalah:

Display: digunain kalo ada yang mau ditampilin ke layar monitor

Card: Bukan simbol untuk gambarin KTM, KTP dan lain2, tapi punch card

Alternate process: buat proses alternative yang bisa dilakukan selama menjalankan proses bisnis

Delay: digunain kalo ada waktu tunggu yang lamaaaaaaa banget dalam proses. Contohnya, pas waktu bikin paspor, ada bilangnya nunggu berapa tahun dulu, kan?! Nah, gunain dah simbol ini (sumpah! Bikin paspor ajah gak pernah, tapi nge-judge seenaknya )

Magnetic tape: kalo lo nyimpen data di magnetic tape, pakailah simbol ini. Gak tau magnetic tape? Duhh… apa ya?! Uhmmm… okeh, contohnya kaset! Ituh contoh magnetic tape

Terminator: digunakan untuk menunjukkan awal dan akhir suatu proses bisnis yang digambarkan

Predefine process: yaaa, proses yang sifatnya predefine, berupa proses lain yang gak ada dalam cakupan proses yang kita gambarkan.

Preparation process: Proses persiapan dunk pastinya. Biasanya digunakan untuk proses yang gak punya input, tapi punya output seperti ngisi formulir. Ada prosesnya, gak punya input, tapi punya dokumen output dokumen berupa formulir yang dah diisi. Walo gw juga gak yakin, apa c maksud simbol ini.

Simbol annotasi: berupa simbol untuk memasukkan komentar ke sebuah flowmap

Okeh.. gitu deh penjelasan tentang flowmap. Sekali lagi, simbol yang gw ambil di atas berdasarkan simbol flowchart. Kan flowmap/process diagram pengembangan flowchart. Jadi gapapa dunk

Tapi buat lo yang bingung dengan banyaknya simbol, lo bisa gunain versi yang lain, karena menurut sumber lain yang gw baca (tercantum di bawah), simbol flowmap Cuma ada 5, yaitu:

Simbol terminator
Simbol Proses/Operasi Komputer
Simbol Decision
Simbol Dokumen
Simbol Annotasi

Walo Cuma ada 5, tapi aturan dan cara penulisannya yang banyak. Terserah lo c mau pake yang mana. Karena, asal sumbernya jelas dan orang cukup ngerti ama apa yang lo bikin, nih penggambaran flowmap jadi gak terlalu masalah (kecuali kalo digambarin buat tugas kuliah dosen killer

) Kalo mau lebih jelas lagi, silakan baca referensi yang gw cantumin